A todos nos conviene ser productivos porque eso impacta directamente en la forma de gestionar el trabajo y así generar mejores ingresos sobre todo es beneficioso para aquellos profesionales que trabajan ofreciendo servicios profesionales.
Si eres un trabajador independiente y necesitas ser más productivo, la administración de tus recursos te dará las estrategias para ser más eficaz y efectivo. Ser productivo es una fusión de todos los recursos que se poseen a través de un esquema planificado que se compone por la planeación, dirección y control de los recursos. El objetivo central es lograr la mayor productividad en nuestras labores. Para lograr una eficiente planificación puedes llevar a cabo estas sencillas tareas.
Lista de objetivo: Puedes enlistar tus objetivos de la semana, esto te ayudará a ver claramente lo que debes cumplir.
Clasifica tus objetivos: Cataloga tus objetivos de acuerdo con su importancia y urgencias; de esta manera estarás más consciente de cuales tienen prioridad.
Señala tus actividades: Anota las actividades específicas necesarias para alcanzar esos objetivos; detallar tus objetivos te hará ver que son más sencillos de los que parecen.
Prioriza tus actividades: Del mismo como catalogas tus objetivos, haz lo mismo con tus actividades, eso te permitirá ver qué es aquello que tiene mayor prioridad.
Programa tus actividades: Realiza un calendario de actividades de acuerdo con las prioridades establecidas, eso te permitirá cumplir con las tareas más importantes. Por ello quiero mostrarte 2 métodos de organización y planificación tan populares y conocidas que te permitirán organizarte para ser mucho más productivo.
El pomodoro
La técnica del Pomodoro te ayudará a gestionar tu tiempo y te permitirá ser más productivo. La historia de Pomodo tiene su origen en Italia y fue creado por Francisco Cirillo, quien era un Chef que utilizaba un temporizado en forma de tomate (Pomodo en italiano) para controlar las funciones en su cocina.
Esta técnica tiene como principio que tu cerebro trabaje en forma de maratón, es decir, por lapsos de tiempos determinados. Así conseguirás trabajar en periodos más cortos con mejor calidad y podrás recompensarte en los tiempos de descanso.
La técnica es muy sencilla, solo consiste en trabajar intensamente en una sola tarea durante un periodo establecido, para luego tomar un periodo de descaso. Generalmente se establece en un periodo de trabajo de 45 minutos, pues se ha demostrado que la atención del ser humano solo tiene esa capacidad de tiempo de atención retentiva. Lo ideal luego de eso 45 minutos será descansar por lo menos 5 a 10 minutos para retomar de nuevo con la actividad.
Para realizar estas técnicas solo debe usar un temporizado, un papel y un lápiz. Al iniciar el día, deberás escribir la lista de tareas organizadas y priorizadas. Coloca el temporizado en 45 minutos, durante ese tiempo, intenta trabajar en la primera tarea sin atender otra cosa, luego que suene el reloj pones de lado la tarea y descansas 5 minutos.
Es recomendable que tomes un pequeño descanso entre 15 a 20 minutos luego de cada 3 pomodoros.
¿Cuáles son las ventajas del pomodoro para ser más productivos?
- Controlarás tu tiempo.
- Asignarás el tiempo adecuado para cada proyecto.
- Te enseñará a priorizar.
- Colocarás énfasis en trabajar sin distracciones.
- Mejorarás la concentración
- Realizarás entrenamiento mental.
- Te sentirás más motivado.
La técnica de los cuatro cuadrantes para ser más productivo
Para llevar a cabo una buena planificación y ser realmente productivo debe organizar tus tareas según su urgencia y su importancia. Lo urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata, mientras los importantes es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella aumentan.
Una herramienta útil es la organización por cuadrante. Califica tus tareas según cada cuadrante verás cómo mejorar tu organización.
Primer cuadrante: Lo urgente e importante
Este tipo de tarea reclama nuestra atención inmediata. Son actividades importantes, que se han postergado tanto, que se han convertido ya en urgentes. Generalmente, estamos acostumbrados a esta en este cuadrante, pues al no sabernos organizar las tareas se han hecho más prioritarias alcanzando sus tiempos límites.
Segundo cuadrante: Lo importante pero no urgente
Este es el cuadrante de la calidad, donde nos anticipamos y prevenimos los problemas incrementamos nuestras habilidades y nos proporciona un desarrollo continuo. Este cuadrante es el ideal para realizar las tareas. En este cuadrante colocamos con antelación las actividades que debemos realizar, otorgándoles el tiempo suficiente para su realización.
Tercer cuadrante: Lo urgente y no importante
Suelen ser actividades que sirven para satisfacer las prioridades y expectativas de los demás. Aquí están las llamadas, interrupciones, reuniones, correos, informes, entre otras.
Cuarto cuadrante: Lo no importante y no urgente
El cuadrante de la pérdida de tiempo, no aportan ningún valor. Es el cuadrante encargado de tareas mundanas como la queja, los correos spam, publicidad, café, pausas, conversaciones intrascendentes. A este cuadrante debemos dedicarle el menor tiempo posible e identificar cuánto dedicamos en el día a esos momentos. Según el enfoque de los cuatro cuadrantes, cada cuadrante es un modo de procesamiento que permite organizar e integrar la información. En muchos casos de acuerdo con el enfoque se nutre la creatividad, pues al estructurar las prioridades se logra obtener la información en los momentos donde son más necesarios.
Lo importantes para obtener buenos ingresos de manera independiente es ser disciplinado con nuestra organización y productividad. Plantéate objetivos reales a ser cumplidos, no excedas tus límites y siempre dale prioridad a las actividades que generen más dinero. Esto te permitirá ser más efectivo y eficaz.
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